User Tools

Site Tools


auction_intern:auktionsdokument

ETA Akution - HOWTO

Var ute i god tid med allt du gör! Läs igenom alla punkter ordentligt och skriv ut den här listan som en TODO lista eller skriv din egen lista. Sätt upp denna på Styrelserumsdörren!
Donatorer till auktion 2009

Donatorer/kontaktpersoner Auktion 08

Hans Lundström/E76
Forskningsingenjör
Inst för teknik och byggd miljö
Högskolan i Gävle
Vad: massa fina instrument donerade.

Namn: Thomas Svedberg
Företag: Chalmers
Plats: Göteborg
Tel: 031 - 772 15 22 (låt signalen slå många gånger för att koppla vidare till mobil)
Vad: Jävla massa (ca 100st) servrar 1u + switchar + annat jox När: Sooon
Namn: Dick Dalberg
Företag: Modern Elteknik
Plats: Göteborg
Tel: 031-653718
Vad: Två pallar med saker (antaligen komponeneter ochs saker)
När: tidigast vecka 42 ska det hämtas.. men helst inte mycket senare.
Hämtas på fredag den 24/10, efter klockan 15 (dom har möte mellan 13-15)\\
Namn: Börje Sennung
Företag: ITS Chalmers
Plats: Göteborg
Tel: 031-772 6736
Vad: Ett rum fullt med datorgrejjer o möbler
När: Så snart som möjligt. V42-V43
Namn: Tomas
Företag: ?
Plats: Linköping
Tel: 013-181226
Vad: Tre pallar med instrument
När: Fredag den 23/10 så tidigt som möjligt\
Namn: Gunilla Walter (Vaktmästaren i EDIT-huset tipsade och har nyckel till rummet)
Företag: Chalmers
Plats: Göteborg
Tel: 031-7725430
Vad: Massa gamla instrument från mer än 30 år tillbaks
När: ASAP!
Namn: ?
Företag: Telefrang
Plats: Göteborg/Mölndal (varbergsgaten)
Tel: 403060
Vad: Massa gamla instrument från 20 år tillbaks
När: ASAP. Möte där 16/10 18:00
Namn: Mattias Bergsten fnord@fnord.nu
Företag: Privat
Plats: Origovägen - Göteborg
Tel: xxx
Vad: datorer från 80 talet
När: ASAP!
Namn: Kenneth Olofsson
Företag: -
Plats: Kabelgatan 37 - (Majjorna)
Vad: Radioapparater o dylikt - 1 + 1/2 pall med apparater./en kombi eller släp funkar
Tel: 0705-140514
När: ASAP!

Torgny Karlsson
Breis & Co AB
Hildedalsgatan 8
SE-417 05 Goteborg
VAD: kretskort komponeneter

Namn: Lennart Englund
Företag: Trafikkontoret
Plats: Origovägen - Göteborg
Tel: 031-368 25 18
Vad: 2x riktantenner
När: ASAP!

Namn: Nicklas Alexandersson
Företag: Nåt Saab-relaterat
Plats: Saab, Kallebäck
Tel: 031-7354127
Vad: Temp-grejjer
När: ASAP!
Kommentar: från Tomas i Linköping!

… edit vaktämstare har donerat

… punos har donerat

glöm inte att fixa tackkort för detta + förra året + förrförra!!!

Företag auktionen använder

  • http://www.wagnefors.se/ - hyr ut bilar/lastbilar till mycket överkommligt pris. Finns på Mölndalsvägen, ungefär vi Elfa.
  • Nöjds Konditori genom Wolgers (har fixat bra rabatt på frallor/baguetter).

Att göra innan aktionen

Bokningar

A-gården

Boka A-gården (“ljusgården”“ i väg o vatten huset) direkt efter att du blir invald till auktionskommitén. Ring Susann - 031 772 24 04 boka salen. Sen måste du ringa Ingela Olin (chalmers fastiheter) och be om att hon fixar ett dispositionsavtal. Normalt ska vi inte behöva betala något utan bara fylla i ett dispositionsavtal med Akademiska Hus. Glöm inte bort att berätta att bara är en auktion och inte ett festlig evenemang där alkoholförtäring är inblandat. Det är viktigt att boka detta i tid. Att boka nära mot auktionstider är mer eller mindre kört om man vill ha A-gården men om det nu blivit bortglömt kan det vara värt att kolla efter först. Det finna annars många andra ställen att hålla auktionen om A-gården visar sig vara upptagen. Kolla med akademiskahus eller chalmers fastigheter för att hitta något lämpligt. Efter bokningen är klar så se till att påminna de som sköter bokningen att inte dubbelboka oss med någon annan utställning eller dylikt. Det har hänt förut i A-gården.

Video

AV service (Tel: 031 772 5930) - Här kan du boka projektor och dukar till auktionen. 07 bokade vi två st projektorer/dukar + VGA-förläningskabel för att ha på vardera sida scenen. Projektorerna kan kedja vidare signalen så du behöver ingen splitter. Se till att testa så att allt funkar med projjorna/dukarna/auktionsdatorn ett par dagar innan med en liten filmkväll :-)

Ljud

LoB - PA-anläggning hyrs av LoB, kallas LoB-kit 1600, kostar 250 kr/dygn. Det ska räcka med ett dygn. Kan behöva läggas en dep på 500 kr om man inte känner någon i LoB. Tänk även på att ni ska ha tre (minst) mikrofoner. Mikrofonerna är stöldbegärliga, så de plockas in direkt när auktionen är avslutad. Tel: 031-7723922, Hemsida: http://www.lob.chs.chalmers.se, Mail: lob@chs.chalmers.se

Glöm inte att utnyttja kontakter i LoB! Det brukar ge förmånliga priser och avtal.

Scen / Kyl / Kassaapparat

I normala fall så går det att låna/hyra scen från FestU. Dock kan auktionen krocka med PU's årliga arrangemang och då finns det ingen möjlighet att låna scenen. I A-gården finns några scen-bitar som är användbara, dock kan FestU/PU hinna före med att låna dem. Ölkyl och kassaapparat går också att hyra från FestU, samma sak där ifall det skulle krocka med konsert. Kylar kan annars gå att låna från Kajsabaren, värt att kolla upp (2007 använde vi två från dem).

Transport

Lastbil

FIXME skriv om detta så det gäller dels för hämtning av auktionsgods och dels själva auktionen!

Frakt av auktionsgods. Ibland kan det finnas medlemmar som jobbar med att köra lastbil, kolla med dem innan du får för dig att beställa budbil. Annars går det fint att hyra bil på Wagnefors. De har bra pris (studentrabatt) men se till att hyra någon vecka i förväg. I regel är det “Skåpbilar med lift” som du vill hyra om du ska förflytta större gods. Glöm inte bort att det kan vara bra att ha med sig säckkärra alternativt pallyft. Web: http://wagnefors.se, Tel: 031-81 00 90. Budbil kostar i regel runt tusenlappen om man är lat och inte kan eller hinner med.

Guleböjen / Bil

Se till att boka Guleböjen från DC så tidigt så möjligt! Gärna direkt när datumet för kommande auktionstillfälle är gjort - dvs flera månader innan. Se till att boka det från torsdagen tills på söndagen. Den kommer att behövas alla dessa dagar. Räkna inte med att allt kommer vara klart på lördagen. Du o ett mindre gäng kommer ha fullt upp på söndagen att städa/stuva om i förrådet och avsluta allt som man inte orkade/hann med dagen innan.

A-gården

Saker rörande A-gården. Detta tas upp med vaktmästarna i A i god tid inför auktionen.

Pallyftare

Vi får använda vår egna våra palllyftare i ljusgården. Men de har även två egna som man får låna och de behövs! Prata med vaktmästarna i V&V för detta. Se till att vi får behörighet till postrummet där de brukar stå.

Stolar / Bord

Fråga vaktmästarna efter tillgång till bord och stolar. Stolarna i ljusgården finns numera inlåsta i ateljeerna, kräver trax för att öppna (DVBF). Extra bord och stolar finns vid A-fiket och runt innergården. Det går också att hämta många extra stolar från lektionssalar (åk upp en våning med hissarna).

Ljus

Se till att ni har fullt ljus i ljusgården. Det blir väldigt mörkt på kvällen och ljusgården är inte så himla “ljus” på senare timmarna. Detta missgynnar komponenetbaren då man har svårt att se vad det är man har framför sig. Så se för guds skull till att ordna det med ljuset i god tid! Kontakta vaktisarna om hur man ser till att få varenda lampa att lysa i ljusgården. Utöver det behövs antagligen mer ljus. Se till att kolla på vad vi har i auktionlådorna. Där borde det finnas små spotlights som kan användas under autkionen. Har de försvunnit spårlöst så är det dags att köpa fler.

Utställningar

Se till så att ingen annan har utställning samtidigt som er under auktionen. Det kan hända att montrar är uppe och det är på sätt och vis bra då de är bra för att avgränsa men då de står ute brukar de hänga planscher på dem och dessa vill ni inte ha där. Om det visar sig vara dubbelbokat av misstag så är det bara att kontakta utställarna och säga till dem att ta ner arbetet och att de kommer råka illa ut annars! (inte personerna utan arbetet ;-)

Be att vaktmästarna städar bort allt tidigare utställningsbös så att vi har en ren hall att jobba i.

Skärmar

Fråga ifall vi får låna skärmar till auktionen. Högst troligt är att vi inte får det utan behöver lösa detta på annat sätt. Men att fråga skadar inte. 2007 hade vi turen att de var uppsatta pga en utställning men det är inget att räkna med till följande auktioner.

Städ

Be vaktmästarna att de säger till lokalvårdarna att ställa ut extra soptunnor på fredagen och att få tillgång till sopborstar. 2007 fick vi 5 extra tunnor vilket gjorde mycket gott.

Entredörren

Entredörren till A-huset behövs ställas upp för att besökarna ska kunna komma in. Den öppnas lämpligen strax innan biljettsläpp och öppen så långt som möjligt in på kvällen. Vaktmästarna vill helst att den låses så tidigt som möjligt och att dörrvakt används, detta för att förhindra obehöriga gäster. 2007 var den öppen 13.45-20.00, efter 20 användes det dörrvakt.

Traxkort

Prata med vaktmästarna i Väg o Vatten för att fixa era traxkort så att ni kan komma in och ut. Här är en lista på alla ställen och tider vi vill ha tillgång till:

  • A-huset
  • Ateljeerna (för bord och stolar)
  • Soprum
  • Komprimatorn

Från onsdag till och med söndag är lämpliga tider att få tillgång. Gör en lista på de personer som kommer vara mest aktiva under auktionen och ge den till vaktmästaren. 2007 fick 2 (ordf och matrf), varav endast 1 fungerade, tillgång till soprum och komprimator. Följande år se till att fler personer kan komma dit.

Övrigt

Brölen

Se till att testa brölen så den funkar innan auktion. Tisdagen innan auktion är en passande dag då flera medlemmar kan hjälpa till.

Växelkassa

Se till att Kassören fixar ordentligt med växel. 20-lappar och mindre valörer går åt! Det har hänt att man fått slut på 20 lappar och fått springa runt och växla hos pizzeriorna i närområdet. Kassören bör har en lista i sin egna “how-to” på hur mycket som behövs. Ta kontakt med kassören och be denna ta hand om detta senast en vecka innan auktion.

Reklam

Affischer

Fixa reklamaffischer inför auktionen. Senast två veckor innan auktion så att folk hinner snappa upp vad som är på gång. 50 St A3 format i färg och 50 st i A4 format i Svart&Vitt. Se till att någon i föreningen som kan hantera Photoshop/Gimp och har lite estet i blodet gör planschen så den blir iögonfallande o snygg. Ett annat alternativ är att sno en äldre version av planschen o bara ändra texten. TT trycker upp åt dig relativt billigt. Det kommer kosta dig ca 500-600 kr totalt för besväret.

Forum

Skriv inlägg på olika forum. Lämpliga sådana är:

  • Elektronikforumet - elektronikforumet.com/forum
  • Chalmers Studentbostäders forum - forum.csbnet.se
  • Amatörradioforum - ham.se
CHS
  • Modulen, skicka in bidrag
  • Studentkårens hemsida och dess bildskärm i kårhuset.

Skriv in händelse i kårens kalender. För bildskärmen kan bild skickas tidigast två veckor före auktionsdagen, bildstorlek fås reda på genom att fråga kåren.

Auktionskatalogen

Auktionskatalogen skall tryckas! Billigast blir det om vi skriver ut det med våra egna skrivare. Skolans skivare (om någon i föreningen är villig att offra lite utskrifter från sin utskriftskvot) är dock snabbare och har betydligt högre kvalitet i utskrifterna. Ca 140 kataloger räcker. Många skriver ut sina egna kataloger hemma eller har koll på vad de vill ha. Om det blir brist på kataloger så är bara att springa upp och skriva ut fler. Skriva gärna ut i C4 format (4 sidor per A4 ark ⇒ 50 utskrifter ~ 200 sidor), det sparar en hel del papper dock blir det mer arbete med att vika ihop o häfta. Känner du någon på TT kan de dock hjälpa dig med att häfta ihop katalogerna automagiskt.

Instruktioner för auktionsjobbare

Baggisbagarna

  • Baguetter och mackor ska förberedas tidigt
  • Ta emot brödet mellan 07.00-08.00

Café

  • LÄMNA ALDRIG KASSAN OBEMANNAD!
  • Minst en chef alla tider då cafét är öppet.
  • Efter att baguetter har gjort klart för upp prislista.
  • Cafécheferna ska vara med när det görs inköp
  • (se inköpslista)

Komponentbaren

  • LÄMNA ALDRIG KASSORNA OBEMANNAD!
  • Sätt upp fasta priser och följ dem med viss prutmån.
  • Låt inte priserna vara allt för orealistiska.
  • Värdera alla dyrsaker så som radiorör innan de ställs ut
  • Baren skall vara öppen ca 15-20 minuter innan auktionstart då folk släpps in för att ta platers o få förhanstjong på barsaker

Auktionplockare

  • Lyd cheferna bakom scenen.
  • Plocka aldrig något själv. Låt chefen bestäma vad som ska plockas.
  • Lämna aldrig dina prylar på golvet eller på väg upp till scenen.
  • Se till att ha koll på vem

Kassören

  • Lägg aldrig de stora pengarna ligga på bordet. Låt femhundralapparna och stora mängder hundralappar ligga i en kartong/låda under kassörsbordet.
  • Kassan ska helst alltid vara bemannad med två personer samtidigt.
  • Kassören ska periodvis gå igenom de olika staionerna och tömma ut överskottet i kassorna. Plocka bara stora sedlar.

Dörrvakt

Att köpa in

Att köpa någon/några veckor innan auktion

  • Brunpapperrullar för att täcka/skydda bord sidor/ytor.
  • Kolla ignom vårt lager först för att se vad vi ha tillgängligt från föregående auktion.
  • Kaffemuggar - 500 st
  • Papperstallrikar - 200 st
  • Plastfolie - 4 rullar
  • Alufolie - 4 rullar
  • Stora sopsäckar - 3 st 10 rullar
  • Kaffefilter - 4 pack till rätt typ av bryggare
  • Hushållspapper
  • Lätta - ca 4-5 kilo - notera att det måste vara något mjukt så att det blir lätt att bre på snabbt!
  • 12 Flaskor Gögg med (Starkvinsglögg)

Beställ bröd från nöjds konditori (vi får rabetterat pris från wolgers) beställt 07+08 - fungerar fint för ca 200 pers. ostfrallor och grovfrallor delas i mitten så det blir ca 400 mackor.


100 ostfrallor
100 grovafrallor
100 baguetter
150 kanelbullar


TODO UPPDATERA INKÖPSLISTA

Att köpa någondag innan auktion

Att göra under aktionen

FIXME mycket att rätta till här

Bygget

FIXME ritning på uppläggsförslag..

Biljetter

biljettsläpp, sälja mat till hugade besökare

Auktionsstart

Cafeterian

om det finns något som inte redan tagits upp ovan
glögg utan och glögg med

Efter auktionens slut

Gunk

Låta besökare rota igenom pallar för en ringa summa pengar

Komponentbar

Städa undan allt “värdefullt” i baren och låta de härja bland komponentbarens rester o plocka vad de vill för en liten peng. Det är här man passar på att bli av med sådant som är tämligen värdelöst som vi ändå brukar få in för mycket utav.

Riva

Riva scen och köra tillbaka bord och stolar…

Städning

sopa, dumpa skräp i soprum och komprimator…

Kassorna

Samla in kassorna och räkna ihop
kassören och en till går till postrummet och räknar kassorna
kör sedan kassan till någon pålitlig person som kan förvara pengarna tills på måndag då banken har öppet


  • Skärmväggar finns ibland tillgängligt på ljusgården. Använd dessa om det finns istället för att göra väggar utav brunpapper. FIXME borde stå en post om att göra något substitut till nästa auktion, om skärmar står längre upp
  • Auktionsarbetare ska ha mat gratis! De är väldigt mycket slit och jobb. Se till att ordna ordentlig mat (korv och bullar är inte bra mat) till arbetarna. Låt dem beställa eller laga ordentlig husmanskost till dem. Glöm inte bort detta! FIXME hur fungerade det med mat denna auktionen?

Att göra efter auktion

  • FIXA TACKBREV!
  • Se till att bli av med stora grejjer på blocket.se eller dylikt.
  • släng överbliven skrot

Gammalt som ska skrivas om:

Vi hämtade 20 back läsk och must hos pripps vilket gick på knappt 2 laxar, detta kan man med godplanering sammaordna medhämtning av lastbilen eller beställa i förväg. Kontonummer är 00616768, det är det som gäller, ni kan säkert hitta andra nummer men de är inte aktuella eftersom allting idag är samma bolag. Utan kontonummer blir det dyrt att handla så försök använda nummret annars också när det beställs läsk till kylen, så att det inte blir avställt eller nåt.

Alla överstående utgifter är sådana som det är problemfritt att få på faktura så dessa behöver inte räknas bland de stålars som tas ut för att driva runt auktionen.

Vi beställde även frallor från ett bageri för att få dessa färska på auktions dagen. 300 stycken gick på 600 balubas. Hilma Andersson på Vasaplatsen lyckades inte att få dem levereade från bageriet i frölunda i tid så 02 väljs med fördel en annan bagare. Tror det kan bli billigar att gå direkt på bageriet om man ändå måste åka långt och vänta länge för att få tag på dem.

Sen kommer nedan en summering över inköp på exempelvis Willys (alternativet 01):

Korv 10×40 (stora burkar om 40 stycken) Korvbröd köp lika många som korven… eller 592 st Glögg 36 flaskor (var för många, men glögg e gott) Juice 4 liter Kaffe 3 pkt Ost 4 kg Köttpålägg 300 skivor då det räknas på 600 bullhalvor Paprika 4 kg normalt till osten Tomat 4 kg normalt till korven Pepparkakor 5 burkar Mjölk 2 liter till kaffet Kaffekoppar 10×50 st (Går åt!) Smörgåspapper 500-1000 ark (små som passar till korven, spar servetter) Sopsäck 2×10 st går oxå åt Tomatketchup 3 stora flaskor (kanske fyra) Senap 4 flaskor (är ju mindre än ketchupflaskor) Fritera lök 1-2 ekonomipaket (går mer om det är bekvämt att dosera) Bostongurka 2 burkar (minst) Russin 4 paket Sötmandel 3 påsar Servetter Finns, köpte många förra året. Lätta 4 paket (För vi har ju bestämt oss) Gladpack 3 rullar för att täcka över smörgåsarna Te En box med påsar Plastskedar 200 st Hushållspapper Ett fyrpack Kafferfilter 1 paket

Detta kalas gick 01 på 3400 riksdaler. Vi kan nu nämna att 600 bullhalvor var för många men det är skönt att kunna äta utan att skämmas. Vi hade förmodligen kunnat sälja 40 korvar till men det var ju en lång auktion.

Annat som inhandlades i samband men auktionen var lampor till denkkkfdf ljusslinga som hänger över utropsbordet. Arbetshandskar, vi valde den absolut sämsta kvaliten och de höll ungefär en auktion så det kan finnas anledning att uppgradera. Vi berikade även förreningen med en pumptermos vilket var till god hjälp vid kaffeserveringen. Allt detta och mycket mer finns på CO. 01 gick det 860 pluring till dessa inköp.

Sen till ett annat problem som det också måste tas ut pengar för att lösa även om det inte är en reell kostnad, är nämligen växelkassa. Man förleds lätta tro att detta är ett lättlöst problem, men Nä!, det är det inte. Så då kassören glad i hågen går till banken för att plocka ut sisådär en sex-sju lakan bör han be om att få säkert två av dessa i små vallörer. Femmor går det åt många av, då många utrop ligger där omkring. Sen tior och tjugor. Kanske även två tusingar i hundralappar är en bra idé om det är ont om dessa i kassan. Räkna inte med att kunna “nödväxla” på auktionsdagen, det är lögn i helvete för att använda fackspråk.

Sedan tillkommer utgifter för bränsle, parkering (vid shopping, för över-natt-parkering går man till FU eller kårexp och får ett tillfälligt tillstånd för lastbil och eventuell personbil/skåpbil) och eventuella depositoner vid hyra eller lån av något.

Det var väl ungefär vad jag hade att säga om ekonomin kring auktionen. Det finns fler problem som kan diskuteras vad gäller andra aspekter på auktionen. Om det är någon av er som vet och har varit med som har något att inflika eller rätta till vad gäller den ekonomiska biten får ni självklart gärna droppa ett mejl på listan.

TODO Grejjer

  • Ny bröl (sätt som nyckeljobb)
  • Trådlös brölknapp
  • Dra fram el till förrådet
  • Nytt auktionsbrev där vi gör tydligt att vi vill ha donationer så tidigt om möjligt på året - vi har gott om plats numera i våra förråd och bla bla bla-
auction_intern/auktionsdokument.txt · Last modified: 2018/04/04 23:41 (external edit)